Como crear un inventario en excel
La primera se llamará «Inventario» (en esta hoja verás todos tus productos y el stock que tienes).
La segunda se llamará «Entradas» (en esta registrarás cuántos productos compras).
La tercera se llamará «Salidas» (en ella registrarás cuántos productos vendes).
Una vez que hayas nombrado cada hoja, en la primera línea de cada columna escribirás lo siguiente:
En «Inventario»:
Código (el código o clave de cada producto)
Producto (el nombre del producto)
Descripción
Stock inicial (el número de productos con el que empiezas, este número puede ser cero)
Entradas
Salidas
Total (el total de stock que tienes después de las compras y las ventas)
En «Entradas»:
Factura (el nombre o número de la factura de compra)
Fecha (el día, mes y año en que compraste el producto)
Código
Producto
Cantidad (cuántos productos compraste)
Factura (el nombre o número de la factura de venta)
Fecha (el día, mes y año en que vendiste el producto)
Código
Producto
Cantidad (cuántos productos vendiste)
2. Asegúrate de que tus tablas tengan el formato adecuado
Selecciona tu tabla completa y ve al menú «Insertar».
Haz clic en Tablas.
Y en el menú desplegable selecciona «Tabla».
Tu tabla tomará un aspecto diferente, así es como sabes que estás siguiendo los pasos correctamente.
Sigue estos mismos pasos con las tablas que tienes en las 3 hojas.
La tabla en la hoja Inventario deberá llamarse «Inventario».
La tabla en la hoja Entradas deberá llamarse «Entradas».
La tabla en la hoja Salidas deberá llamarse «Salidas».
3. Agrega tus productos
Una vez que las tres tablas tengan el formato necesario, regresa a la primera hoja (Inventario). Llenarás la columna «Código» con todos tus productos.
Después, ve a la hoja «Entradas».
Allí seleccionarás todas las celdas de la primera columna (sin contar la celda que ya dice «Código»). Una vez seleccionadas las columnas, ve al menú «Datos».
Encuentra la opción que dice «Validación de datos» y haz clic.
Saldrá una nueva ventana, y en el menú «Permitir» deberás seleccionar la opción «Lista».
Eso hará que salga una nueva sección llamada «Origen»; allí deberás hacer clic al icono de seleccionar celdas.
Saldrá una nueva ventana.
Y lo que tienes que hacer es ir a la hoja «Inventario» y seleccionar la columna con todos tus productos. Luego da «Enter».
Regresarás a la ventana anterior y en el apartado «Origen» estarán las celdas que seleccionaste.
Haz clic en «Aceptar».
Ahora, cada vez que pases tu cursor por alguna de las celdas de esta columna, podrás hacer clic en un menú desplegable en el que podrás elegir el código de tu producto. Esto te ayudará a que no te equivoques al escribir su nombre.
4. Rellena la información que falta
Regresa a la ventana «Inventario». Una vez que tengas todos los códigos, termina de rellenar las columnas «Producto», «Descripción» y «Stock inicial». Recuerda que si aún no tienes ningún producto, el stock inicial puede ser cero.
Luego, deberás ir a la hoja «Entradas», donde también ya habrás llenado la columna «Código».
En la columna «Producto», escribe la siguiente fórmula:
=BUSCAR([@Código], INVENTARIO, INVENTARIO[Producto])
La columna se llenará con los nombres de tus productos automáticamente.
Ahora solo te toca rellenar las columnas de factura, fecha y cantidad.
Repite esto con la página «Salidas».
5. Utiliza algunas fórmulas para que tu tabla se llene automáticamente
Ahora empieza la parte interesante. Haremos que la primera página, «Inventario», empiece a llenarse automáticamente.
En la columna de entradas copia esta fórmula:
=SUMAR.SI(ENTRADAS[Código],[@Código],ENTRADAS[Cantidad])
Toda la columna se llenará automáticamente con la información de «Entradas».
=SUMAR.SI(SALIDAS[Código],[@Código],SALIDAS[Cantidad])
Y se llenará toda la información de «Salidas».
Finalmente, en la columna «Total» escribirás esta fórmula:
=[@[Stock inicial]]+[@Entradas]-[@Salidas]
6. Admira tu tabla de gestión de inventario
Frente a tus ojos, como por arte de magia, aparecerán los números de tu stock, con las compras sumadas y las ventas restadas.
Ahora ya sabes cómo hacer un inventario en Excel.
Si bien son varios pasos, cuando tu documento esté listo todo será fácil y rápido. Excel hará todos los cálculos por ti y podrás saber cuáles productos tienes, cuáles te faltan, cuáles son los que mejor se venden, cuáles son los que casi no se venden, y más.
De cualquier forma, no necesitas ser un experto en Excel para hacer tu inventario, pero sí debes ser cuidadoso en seguir todos estos pasos al pie de la letra para que después no tengas dificultades.
Un buen software de gestión de inventario puede ahorrarte mucho tiempo (y todos sabemos que el tiempo es dinero). No solo eso, también facilita este proceso.
y asegurarte de que tenga 3 hojas diferentes. Para que no te confundas, ponle nombre a cada hoja.
Puedes crear otras columnas, como «Categoría» o «Marca», dependiendo de tus necesidades.
En «Salidas»:
Una vez que tengas tus 3 tablas en las 3 hojas, sigue los siguientes pasos.
Aparecerá una ventana llamada «Crear Tabla». Es muy importante que selecciones la opción «La tabla tiene encabezados».
Luego haz clic en «Aceptar».
No olvides cambiar el nombre de tu tabla.
Después, llena tu tabla con todos los códigos de producto. Será fácil, ya que solo tienes que elegirlos del menú desplegable.
Repite este paso con la página «Salidas».
¡Gestiona tu inventario como todo un experto!
